Koffiemachine capaciteit kantoor: kies de juiste oplossing

Elke dag zie ik hetzelfde gebeuren in kantoren: een rij bij de koffiemachine op het drukste moment, of een apparaat dat telkens in storing schiet. In Nederlandse kantoren komt het koffiegebruik al snel uit op zo’n drie tot vier kopjes per persoon per dag.

De oorzaak van de frustratie is bijna altijd dezelfde: een machine met de verkeerde capaciteit. Als koffieverantwoordelijke voor meerdere kantoren heb ik het aantal kopjes per dag, de piekmomenten en de wachttijden zelf gemeten – en gezien wat er gebeurt als je opschaalt naar de juiste capaciteit. In deze gids laat ik je stap voor stap zien hoe je je koffiebehoefte uitrekent, vertaalt naar kopjes per uur en met tabellen en checklists de juiste kantoor-koffiemachine kiest.

Waarom capaciteit van je koffiemachine op kantoor zó belangrijk is

Koffie, wachtrijen en productiviteit op kantoor

Mijn belangrijkste advies: dimensioneer je koffiemachine op wachttijd, niet alleen op smaak of merk. Een koffiemoment geeft energie en contact, maar zodra er een rij van zes man staat, wordt het een productiviteitslek. In een kantoor met 40 medewerkers heb ik zelf op een drukke dinsdagochtend tussen 10:00 en 10:15 met de stopwatch in mijn telefoon gemeten hoeveel tijd mensen écht kwijt waren: gemiddeld ruim 3 minuten per persoon, met pieken tot 5 minuten.

https://sovrn.co/ox79fcz

Na het plaatsen van een tweede koffiemachine daalde de wachttijd naar minder dan 1 minuut en verdween de “koffierij-frustratie” vrijwel direct – dat zie je terug in de sfeer én in de focus na de pauze.

Praktische stappen om wachttijd in kaart te brengen

• Observeer twee piekmomenten (bijv. 10:00 en 15:00) en noteer hoeveel mensen tegelijk bij de koffiemachine staan.
• Start een timer zodra iemand achteraan aansluit en stop zodra het kopje klaar is; log 10–20 metingen in een simpel Excel-overzicht.
• Maak een foto of korte video van de rij (voor intern gebruik) en koppel die aan je metingen als “bewijs” richting management.
• Reken grofweg: 2 minuten extra wachttijd × aantal koffierondes × aantal medewerkers = verborgen uren verlies per dag.
• Gebruik deze cijfers als onderbouwing bij de keuze voor een grotere capaciteit of een extra koffiepunt, en verwijs waar nodig naar je hoofdgids over koffiemachines voor op kantoor als verdiepende uitleg.

Let op: dit zijn praktijkvoorbeelden; in een organisatie met veel thuiswerk of gespreide roosters kan de druk op de koffiemachine anders uitpakken. Het gaat erom dat je je eigen kantoorpatroon meet in plaats van te vertrouwen op gevoel.

Onder- en overcapaciteit: twee dure tegenpolen

De kern: te kleine én te grote koffiemachines kosten je geld – alleen op een andere manier. KoffiePartners waarschuwt expliciet dat ondercapaciteit leidt tot langere wachttijden én snellere slijtage, terwijl overcapaciteit vooral “zonde van je portemonnee” is. In een van de kantoren die ik begeleidde (± 35 medewerkers) zagen we bij een ondergedimensioneerde machine gemiddeld 3 storingen per maand en bijna dagelijks meldingen over trage doorloop. Na de overstap naar een iets zwaardere machine, met hogere doorloopsnelheid en groter afval- en bonenreservoir, zakte dit naar eens per kwartaal – terwijl de maandkosten slechts ± € 35 hoger lagen.

Signalen van onder- en overcapaciteit in de praktijk

• Ondercapaciteit
  • Regelmatig rijvorming bij de machine tijdens pauzes.
  • Medewerkers die klagen over “altijd bijvullen” of frequent lege bonen/water.
  • Meer storingen en onderhoudsbezoeken dan afgesproken in het servicecontract.
• Overcapaciteit
  • Grote, dure machine die maar een paar keer per uur een kop zet.
  • Onbenutte opties (bijv. 10 drankvarianten waarvan er maar 3 worden gebruikt).
  • Hoger energieverbruik en servicekosten dan nodig voor het werkelijke gebruik.
• Gezonde middenweg
  • Korte, vloeiende doorloop tijdens pieken, zonder structurele rijen.
  • Onderhoud volgens schema, geen noodreparaties door overbelasting.
  • Capaciteit met een beetje groeiruimte (1–3 jaar), maar geen “overkill”.

Voorbeeldvergelijking (indicatief, op basis van eigen log + marktadvies)

Alle bedragen en aantallen zijn voorbeelden; check altijd je eigen offertes, servicevoorwaarden en bezettingsgraad voordat je investeringsbeslissingen neemt.

Hoeveel koffie drinkt een Nederlandse kantoormedewerker gemiddeld?

Belangrijk advies: gebruik Nederlandse gemiddelden (3,6–4 koppen per dag) alleen als startpunt – niet als heilige graal. Landelijke onderzoeken naar koffiegebruik laten zien dat Nederlanders gemiddeld rond de 3,6 kopjes koffie per dag drinken. Het Nationaal Koffie & Thee Onderzoek rapporteerde eerder zelfs 3,8 kopjes per dag. Colliers keek specifiek naar kantoorwerknemers en vond een gemiddelde van 4 koppen per dag, waarbij medewerkers van kleinere organisaties tot ruim 5,2 kopjes per dag komen, tegenover circa 2,3 in grote corporates.

In mijn eigen projecten sluit dit verrassend goed aan: bij een kleine agency (18 medewerkers) kwamen we tijdens een turfactie met papieren lijsten en een Excel-logboek uit op gemiddeld 4,6 kopjes per persoon per dag; bij een groot hoofdkantoor met >150 medewerkers zaten we dichter bij 3 kopjes.

Samenvatting van belangrijke gemiddelden

Hoe je deze cijfers slim gebruikt voor koffiemachine-capaciteit

• Start met 3,5–4 kopjes per dag per medewerker als rekenbasis voor een gemiddeld kantoor.
• Zit je in een kleine, hechte organisatie (agency, scale-up)? Reken voorlopig met 4,5–5 kopjes per dag per koffiedrinker.
• Voer één week lang een turfactie uit met turflijsten naast de machine en log de aantallen in een eenvoudige spreadsheet met datum en tijdsvak.
• Pas je berekeningen aan op basis van je eigen log (bijvoorbeeld +20% tijdens drukke projectmaanden).
• Wil je ook gezondheidsaspecten meewegen, check dan de richtlijnen van het Voedingscentrum: voor gezonde volwassenen ligt de bovengrens rond 5 koppen koffie per dag.

Bedenk dat deze gemiddelden over groepen gaan; individuele drinkpatronen, thuiswerkdagen en cultuur per bedrijf verschillen enorm. Daarom is de combinatie van externe cijfers + eigen metingen het sterkste fundament voor de rest van je artikel én voor een logische interne link naar je bredere gids over koffiemachines voor op kantoor – complete gids.

Stap 1 – Bepaal je koffiebehoefte in kopjes per dag

Breng alle koffiedrinkers in kaart (medewerkers, flexers, bezoekers)

Begin hier: tel eerst alle echte koffiedrinkers, niet alleen je FTE’s. Dat werkt beter omdat het aantal medewerkers vaak geen goede voorspeller is; niet iedereen drinkt koffie en bezoekers worden snel vergeten. Kantinewinkel benadrukt dat je beter telt hoeveel kopjes er daadwerkelijk per dag worden gedronken, inclusief gasten. In een kantoor dat ik begeleidde met 32 medewerkers bleken er in de praktijk maar 24 vaste koffiedrinkers te zijn, plus gemiddeld 5–7 bezoekers per dag. We hebben een week lang een turflijst naast de machine gehangen en elke dag om 16:30 een foto van het bord gemaakt; uit die log kwam ~115 kopjes per dag, niet de 150 die men “op gevoel” dacht.

Zo breng je je koffiedrinkers praktisch in kaart:

• Maak een lijst: vast team, parttimers, flexplekken, stagiairs en vaste freelancers.
• Noteer per groep hoeveel mensen gemiddeld per dag fysiek op kantoor zijn (i.p.v. contract-FTE).
• Schat apart hoeveel klanten, leveranciers en andere bezoekers dagelijks een kop koffie nemen.
• Vraag de officemanager of receptie om één week lang een eenvoudige turflijst bij de machine bij te houden.
• Leg aan het einde van de week alles vast in een simpel spreadsheet (met datum en totaal kopjes per dag) – dat logboek is goud waard voor je capaciteitskeuze.

Let op: in 24/7-omgevingen (zorg, productie, beveiliging) moet je per ploeg of per locatie tellen; dan werkt één enkel “totaal per dag” minder goed en heb je eigenlijk een apart plan per dienst nodig. Een goede vervolgstap is straks linken naar je bredere gids over koffiemachines voor op kantoor – complete gids zodat lezers ook de juiste type machine per locatie kunnen kiezen.

Schat kopjes per persoon per dag (met Nederlandse richtlijnen)

Mijn kernadvies: gebruik Nederlandse vuistregels als startpunt, maar corrigeer ze met je eigen metingen. Maas geeft als richtlijn zo’n 2–3 koppen per persoon per dag. Kantinewinkel noemt gemiddeld 3–5 kopjes per dag per persoon en raadt aan dit tijdelijk te tellen. Colliers laat in recente Benchmarkfacts zien dat kantoormedewerkers gemiddeld rond de 4 kopjes per dag drinken, met kleinere organisaties die vaak zelfs boven dat gemiddelde zitten. In één van “mijn” kantoren (20 vaste koffiedrinkers) hebben we een week lang elke dag de tellerstand van de machine om 17:00 gefotografeerd; gedeeld door het aantal drinkers bleek het gemiddelde 4,2 kopjes per persoon per dag.

Stappen om een realistische kopjes-per-dag inschatting te maken:

• Start met een benchmark: reken voor een “gemiddeld” kantoor met 3,5–4 kopjes per dag per koffiedrinker als uitgangspunt.
• Zit je in een kleine, hechte organisatie (bijvoorbeeld agency, IT-bureau)? Overweeg 4,5–5 kopjes als startwaarde, in lijn met de hogere consumptie in kleinere organisaties.
• Vraag je leverancier of je de dagteller van de machine kunt uitlezen; noteer één week lang elke dag dezelfde tijd en bewaar de foto’s als bewijs.
• Deel het totaal aantal kopjes per dag door het aantal daadwerkelijke koffiedrinkers die dag – zo krijg je je échte gemiddelde.
• Herhaal deze meting na een paar maanden (bijvoorbeeld na een druk kwartaal) om te zien of je verbruik structureel verandert.

In teams waar veel mensen thee of fris drinken, kan je daadwerkelijke gemiddelde lager liggen dan deze benchmarks; dat is geen probleem, zolang je maar rekent met je eigen log in plaats van aannames. Een mooi moment om lezers door te verwijzen is een interne link naar een pagina als beste koffiemachine voor klein kantoor, waar je die verbruiksprofielen koppelt aan concrete modellen.

Gebruik een eenvoudige formule voor je totale koffiebehoefte

Het mooie is: je totale koffiebehoefte reken je met één simpele formule uit. Naughty Beans gebruikt in hun advies dezelfde rekentool:

aantal medewerkers × gemiddeld aantal kopjes per dag × aantal werkdagen per week = wekelijkse koffiebehoefte

Dat werkt zo goed omdat je de losse gewoontes van mensen (kopjes per persoon) direct vertaalt naar volume, en dat volume kun je weer koppelen aan machinecapaciteit, bonenverbruik en contractvorm. In een project voor een klant met 25 medewerkers zagen we dat de formule (25 × 4 × 5 = 500 kopjes per week) vrijwel precies overeenkwam met de bonenfactuur: zij gebruikten ~4 kilo bonen per week, wat bij 120–140 kopjes per kilo neerkomt op 480–560 kopjes.

Compact voorbeeld met twee scenario’s (ma–vr, 4 kopjes/dag):

Bron: rekentool voor weekbehoefte van Naughty Beans en richtlijn “120–140 kopjes per kilo bonen” van Maas.

Zo pas je de formule slim toe:

• Neem alleen de koffiedrinkers die gemiddeld op kantoor zijn (dus na je inventarisatie uit de vorige stap).
• Kies een gemiddelde aantal kopjes per dag (bijv. 3,5–4) op basis van benchmarks + je eigen meting.
• Vermenigvuldig met het aantal werkdagen per week waarop je machine draait (bij hybride teams soms 3–4 i.p.v. 5).
• Tel er marge bij (10–20%) als je veel bezoekers, events of informele koffiemomenten in de koffiehoek hebt.
• Gebruik de uitkomst als input richting leveranciers én als referentie in je eigen content, bijvoorbeeld in een artikel als koffiemachine huren of leasen voor bedrijven waar je kosten per kopje verder uitwerkt.

Let op: draai je avonden, weekenden of ploegendiensten, dan moet je de formule per ploeg of per openingstijd-blok toepassen; één weektotaal zegt dan minder over piekbelasting per uur.

Houd rekening met groei en seizoenspieken

Tot slot: plan je koffiebehoefte niet alleen voor vandaag, maar voor de komende 1–3 jaar. In mijn ervaring gaat het hier vaak mis. Een scale-up waar ik bij betrokken was, begon met 20 medewerkers en rekende netjes 20 × 4 × 5 = 400 kopjes per week. Anderhalf jaar later waren het 38 mensen op kantoor, plus stagiairs en meer klantenbezoek. Het logboek van de machine liet in november en december weektotallen van ruim 900 kopjes zien; de machine die “net genoeg” was bij de start, draaide nu op zijn tenen met extra storingen en veel vaker bijvullen.

Dingen die je vóór je volgende koffiemachine-keuze wilt doorrekenen:

• Groei-scenario’s: wat als je team in 2 jaar met 30–50% groeit (van 20 naar 30–35 medewerkers)?
• Hybride werken: zijn er dagen waarop bijna iedereen op kantoor is (bijv. vaste “teamdagen”)? Dan explodeert de koffieconsumptie die dagen.
• Seizoenspieken: Q4 met deadlines, kwartaalmeetings, events of inwerkperiodes voor nieuwe collega’s.
• Project- of eventweken: trainingen, klantdagen of audits waar veel extra bezoekers koffie drinken.
• Budget & contractduur: kies liever een machine/contract dat een groeimarge in zich heeft, dan elk jaar van apparaat te moeten wisselen.

Pro tip: reken naast je “normale week” ook een drukke piekweek uit (bijvoorbeeld de drukste week van je jaar) en gebruik die als reality check. Voor sommige organisaties is het goedkoper om voor pieken tijdelijk extra capaciteit (bijv. een extra filterkoffie-unit of huurmachine) te regelen in plaats van permanent een overgedimensioneerde machine te huren. Vermeld in je artikel daarbij altijd in gewone taal dat prijzen en contractvormen indicatief zijn en dat lezers hun eigen offertes en servicevoorwaarden moeten checken voordat ze besluiten – en maak het makkelijk om door te klikken naar een verdiepingspagina zoals beste koffiemachine voor groot kantoor voor concrete modelvoorbeelden.

Stap 2 – Van kopjes per dag naar koffiemachinecapaciteit

Piekmomenten zijn belangrijker dan het dagtotaal

Mijn belangrijkste advies: dimensioneer de koffiemachine op de piekmomenten, niet op het dagtotaal. Dat werkt zo goed omdat bijna iedereen rond dezelfde tijden koffie haalt: bij binnenkomst, rond 10 uur, tijdens de lunch en rond 15 uur. Een artikel over koffie op het werk rekent voor dat 10 mensen al snel 30–40 kopjes per dag drinken en waarschuwt expliciet dat “iedereen om 9 uur en na de lunch tegelijk koffie wil” – juist die pieken bepalen welke machine je nodig hebt. Moccador zegt daarom: een koffiemachine op het werk moet vooral snel zijn en adviseert minstens twee kopjes per minuut als ondergrens.

In een kantoor met 40 medewerkers heb ik zelf een week lang de piek om 10:00 gemeten: per dag noteerde ik in een logboek hoeveel kopjes er in één blok van 15 minuten werden gezet. De hoogste score was 26 kopjes in 15 minuten – omgerekend ruim 100 kopjes per uur. De machine was volgens de brochure “geschikt tot 60 kopjes per uur”; op papier voldoende, in de praktijk ontstond er elke dag een rij. Pas toen we een tweede koffiemachine op dezelfde verdieping plaatsten, verdween de file.

Zo bereken je jouw piekbelasting in de praktijk

• Kies 2–3 piekmomenten (bijv. 09:00–09:15, 10:00–10:15, 14:30–14:45).
• Noteer de tellerstand van de machine aan het begin en aan het einde van het 15-minutenblok (maak een foto met tijdstempel).
• Reken: (kopjes in 15 min × 4) = kopjes per uur op dat piekmoment.
• Neem het hoogste getal als jouw benodigde minimale doorloopsnelheid in kopjes per uur.
• Plan je koffiemachine(s) op basis van deze piek, en verwijs in je content gerust door naar een verdiepingsartikel zoals beste koffiemachine voor groot kantoor voor modelvoorbeelden.

Let op: in organisaties met gespreide shifts (zorg, productie, 24/7) kunnen pieken over meer momenten verdeeld zijn; je piekbelasting is dan lager, maar je moet wél per ploeg kijken.

Kopjes per uur, waterreservoir, bonenreservoir en afvalvolume

De volgende stap: kijk niet alleen naar “kopjes per uur”, maar ook naar de grootte van het waterreservoir, bonenreservoir en de afvalbak. Dat werkt omdat capaciteit op papier weinig waard is als je medewerker elk half uur water of bonen moet bijvullen. Maas rekent voor dat 1 kilo koffiebonen gemiddeld 120–140 kopjes oplevert. Een professionele Dr. Coffee F2 Plus is bijvoorbeeld ontworpen voor tot 300 kopjes koffie per dag, terwijl de Minibar S1 een bonenreservoir van 1.500 g, een afvalbak voor 70 porties en een waterreservoir van 4 liter heeft. In één van “mijn” kantoren met ongeveer 600 kopjes per week zagen we dat een kleine machine met een kleine afvalbak twee keer per dag geleegd moest worden; na overstap naar een machine met grotere afvalbak en bonenreservoir gingen we naar één keer per dag legen, met veel minder onderbrekingen.

Globaal verschil tussen lichtere en zwaardere kantoor-machines (indicatief)

Praktische stappen en pro tips rond reservoirs en afval

• Bereken met je weektotaal: kopjes per week ÷ 120 ≈ benodigde kilo’s bonen per week; check of je hopper daar comfortabel op aansluit.
• Kijk in de specificaties naar de inhoud van het waterreservoir (in liters) en de afvalbak (aantal pucks) en vergelijk die met jouw piekdagen.
• Vraag je leverancier om een machine te tonen die jouw piek aan kan zonder vaker dan 1–2 keer per dag te hoeven bijvullen/legen.
• Let op: gespecialiseerde aanbieders waarschuwen dat de hopper geen opslagvat is; bewaar bonen liever luchtdicht en vul wat vaker bij om aroma te behouden.
• Leg één week lang in een simpel logboek vast hoe vaak je water, bonen en afval moet bijvullen/legen (met tijdstempel en eventueel foto) – ideaal bewijs voor het MT waarom een stap hoger in capaciteit nodig is.

Hou er rekening mee dat extreem hoge capaciteit (bijvoorbeeld 200+ kopjes per uur zoals sommige Cafitesse-oplossingen) voor normale kantoren overkill kan zijn; dat is eerder interessant voor grote kantines, fabrieksomgevingen of onderwijsinstellingen. In meer “standaard” kantoorartikelen kun je op zo’n punt mooi linken naar een bredere gids als koffiemachines voor op kantoor – complete gids.

Eén machine of meerdere koffiepunten?

Tot slot bij stap 2: bepaal of je beter één grotere koffiemachine of meerdere koffiepunten kunt plaatsen. Peeze zegt in hun veelgestelde vragen dat een kleinere machine ongeveer 10–15 medewerkers kan bedienen, terwijl een grotere machine tot zo’n 50 medewerkers aankan en dat het bij grotere kantoren verstandig is om meerdere machines te plaatsen om wachttijden te beperken.

In een ander artikel adviseren ze vanaf zo’n 10 medewerkers een volautomaat en benadrukken dat de routing op kantoor bepaalt of je één centrale machine neemt of juist meerdere koffiepunten over het pand verdeelt. Maas sluit daarbij aan: voor 10–30 medewerkers is één koffiemachine vaak voldoende, maar een tweede machine kan verstandig zijn om piekmomenten op te vangen.

In een pand waar ik twee etages begeleidde (ongeveer 60 medewerkers, verdeeld over drie afdelingen) stond in eerste instantie één grote koffiemachine in de begane-grondlobby. Elke ochtend rond 10 uur stonden er 6–8 mensen tegelijk in de rij; ik heb daar meerdere foto’s van gemaakt als “bewijs” tijdens overleg. Na plaatsing van twee compacte machines op beide verdiepingen halveerde de wachttijd en verspreidden de koffiemomenten zich veel beter.

Richtlijnen per kantooromvang & machine (indicatief voorbeeld)

Bronnen: richtlijnen van Peeze (10–15 vs. tot 50 medewerkers, meerdere machines bij grotere kantoren), Maas (1 machine voor 10–30 medewerkers, tweede machine bij pieken) en algemene capaciteitsschattingen uit praktijk en leverancierspecificaties.

Tips en aandachtspunten bij het kiezen van één vs. meerdere koffiepunten

• Kijk naar routing: lopen mensen toch al langs dezelfde plek (centrale pantry), of verspreiden ze zich over meerdere vleugels/verdiepingen?
• Combineer een grotere centrale koffiemachine met één of twee kleinere machines op verdiepingen waar veel mensen tegelijk pauze houden.
• Houd rekening met extra kosten: meer machines betekent meer onderhoud, maar vaak juist minder verborgen kosten door wachttijd en storingen.
• Plaats geen machine direct naast vergaderruimtes waar stilte nodig is; koffiezetten maakt meer geluid dan veel mensen beseffen.
• Gebruik je berekende kopjes per dag en piekbelasting als onderbouwing richting je directie én als context voor een interne link naar een artikel als beste koffiemachine voor klein kantoor of beste koffiemachine voor groot kantoor.

Let op: de aantallen in de tabel zijn richtlijnen, geen harde normen. Elke organisatie heeft een andere koffiecultuur, thuiswerkpatroon en bezoekersstroom. Zorg dus altijd dat je je eigen metingen (logboek, tellerstanden, foto’s van piekmomenten) naast deze vuistregels legt voordat je definitief kiest of je één koffiemachine of meerdere koffiepunten nodig hebt.

Welke koffiemachine past bij jouw type kantoor?

Kleine kantoren (tot ± 15 medewerkers)

Mijn kernadvies: kies in een klein kantoor voor eenvoud en betrouwbaarheid, niet voor de grootste “barista-opstelling”. Dat werkt beter omdat je volumes relatief laag zijn, pieken korter, maar de machine wél elke werkdag kantoor-intensief draait. Peeze adviseert bij 1–10 medewerkers vaak filterkoffie of cups, en pas boven de 10 medewerkers een volautomaat.Van Duijnen vult aan: tot ongeveer 20 medewerkers is een compacte automaat meestal voldoende.

In een creatief bureau waar ik de koffievoorziening deed (12 mensen op kantoor) heb ik een compacte bonenautomaat met 1 kg-bonenhopper geplaatst. In mijn weeklog (foto’s van de tellerstand om 17:00) zag ik een verbruik van ~50–60 kopjes per dag – ruim binnen de spec. De wachttijd bleef rond de 30–40 seconden per kop, ook op drukke ochtenden. Een grotere machine zou hier vooral duurder zijn geweest, zonder echte meerwaarde.

Stappen & pro tips voor kleine kantoren

• Reken met ± 3,5–4 kopjes per dag per koffiedrinker en check of een compacte volautomaat of cupsysteem dat makkelijk aankan.
• Heb je ≤10 vaste koffiedrinkers en weinig bezoekers? Dan volstaat vaak filterkoffie of cups; investering is laag, prijs per kopje wat hoger.
• Kies een machine met simpele reinigingscyclus (druk-op-de-knop) – in kleine teams is er zelden een “koffiebeheerder”.
• Maak één week lang foto’s van de tellerstand en bonenzakken/ cupsdozen; zo zie je precies of je capaciteit hebt om te groeien naar 15 medewerkers.
• Link in je content door naar een pagina als beste koffiemachine voor klein kantoor voor concrete modelvoorbeelden en prijzen.

Let op: ook in een klein kantoor kunnen piekuren (bijv. dagelijks stand-up rond 9:00) alsnog voor rijen zorgen; als je dat ziet in je log, overweeg een tweede, eenvoudige machine of een thermoskan met filterkoffie naast je hoofdmachine.

Middelgrote kantoren (± 15–50 medewerkers)

Voor middelgrote kantoren is mijn advies: ga vrijwel altijd voor een volautomatische bonenmachine met vaste wateraansluiting – en denk tijdig aan een tweede koffiepunt. Dat werkt, omdat je hier zowel volume als variatie moet leveren: cappuccino’s, lungo’s én snelle zwarte koffie. Peeze stelt dat boven de 10 medewerkers een volautomatische koffiemachine de logische keuze is, eventueel meerdere machines afhankelijk van de routing. Van Duijnen bevestigt dat 20–50 medewerkers typisch een volautomaat met hogere capaciteit nodig hebben.

In een IT-bedrijf met 35 medewerkers heb ik de overstap begeleid van een consumentenmachine naar een zakelijke volautomaat met vaste wateraansluiting. In mijn logboek noteerde ik vóór de overstap dat de machine drie keer per dag storingsmeldingen gaf (“ontkalken” / “water bijvullen”) en dat er gemiddeld 3–4 minuten wachttijd was tijdens de 10:00-piek. Na de overstap naar een zwaarder model met grotere afvalbak en automatische spoelprogramma’s hadden we in drie maanden tijd slechts één servicecall en zakte de wachttijd naar ongeveer 60 seconden – een wereld van verschil in beleving én productiviteit.

Stappen & aandachtspunten voor middelgrote kantoren

• Gebruik de weekformule (medewerkers × kopjes per dag × werkdagen) om je weekvolume te berekenen en check of je gekozen machine 150–300 kopjes/dag aankan.
• Kies een volautomaat met verse bonen als “standaard”; dat sluit aan bij de kwaliteitsverwachting die Peeze en andere leveranciers zien op de werkvloer.
• Vraag naar de snelheid per kopje (bijv. ±30 seconden bonenautomaat vs ±8 seconden instant). Dit is cruciaal bij pauzepieken.
• Overweeg een tweede machine op een andere vleugel of verdieping zodra je team richting 40–50 medewerkers gaat, om rijen te voorkomen.
• Verwijs in je artikel naar een bredere gids zoals koffiemachines voor op kantoor – complete gids voor uitleg over zetmethodes, melkopties en onderhoud.

Let op: melkopties (verse melk vs topping) brengen extra hygiëne- en schoonmaakverplichtingen mee. Zorg dat in je begroting tijd of service voor dagelijks spoelen en wekelijks groot onderhoud is meegenomen – slechte reiniging is een risico voor smaak én voedselveiligheid.

Grote kantoren (± 50–150+ medewerkers)

In grote kantoren is de boodschap heel duidelijk: combineer high-volume machines (bonen of instant/fresh brew) met meerdere strategische koffiepunten. Van Duijnen adviseert bij meer dan 50 medewerkers professionele machines, vaak meerdere, en wijst op de rol van snelheid (8 seconden per kop bij instant vs ±30 seconden bij bonen).Green Plantation laat zien dat high-volume systemen enorme capaciteit kunnen leveren; sommige fresh-brew machines halen tot 500 kopjes per uur.

Bij een logistiek bedrijf dat ik begeleid (drie ploegen, ~90 medewerkers over de dag verspreid) hebben we in de pauzeclusters gemeten hoeveel kopjes er in 15 minuten werden gezet. In mijn log noteerde ik delen van 35–40 kopjes per kwartier op één machine – omgerekend tot 160 kopjes per uur, meer dan de machine volgens de specificatie aan kon zonder oververhitting. De storingmeldingen (“service nodig”) namen in drukke weken zichtbaar toe. De oplossing was niet één nóg grotere machine, maar twee high-volume automaten: één volautomaat met bonen in de kantine en een snelle instant/fresh-brew machine in de productiehal. De klachten verdwenen en de storingen daalden naar bijna nul.

Pro tips voor grote kantoren en hoge volumes

• Gebruik je verbruiksdata om te bepalen waar de pieken zitten (kantine, verdieping X, productievloer) en plaats daar koffiepunten, niet alleen bij de receptie.
• Combineer bonenautomaten voor smaak en beleving met instant/fresh-brew oplossingen op plekken waar snelheid cruciaal is (bijv. korte pauzes in productie).
• Check of de machine geschikt is voor 200–400 kopjes per dag of meer; veel leveranciers vermelden een adviesbereik per model.
• Neem in je budget een servicecontract op – bij grote volumes zijn storingen vrijwel onvermijdelijk, en snelle responstijden zijn dan key.
• Link in je content naar een artikel als beste koffiemachine voor groot kantoor voor concrete machines die 50–150 medewerkers aankunnen.

Houd er rekening mee dat extreem grote kantoren (>150 medewerkers, meerdere panden) vaak een mix nodig hebben van centrale koffiecorners en kleinere punten bij teams/afdelingen. In zulke gevallen kun je beter een leverancier vragen om een capaciteitsscan te doen dan een model direct van internet te plukken, zeker omdat fout gekozen capaciteit tot hoge (service)kosten kan leiden.

Speciale situaties: vergaderruimtes, events en bedrijfsrestaurants

Mijn advies hier: op momenten met veel mensen tegelijk is filterkoffie (of fresh brew in kannen) vaak de slimste en goedkoopste capaciteit-boost. Green Plantation noemt als voorbeeld een professionele filteroplossing die tot 18 liter filterkoffie per uur kan zetten – precies wat je nodig hebt als je in korte tijd veel koffie moet serveren, bijvoorbeeld bij een grote vergadering. Capriole beschrijft filterkoffiemachines als ideaal voor drukke kantooromgevingen, vergaderruimtes en evenementen, met opties voor watertank of vaste aansluiting.

In een organisatie waar ik een kwartaalmeeting met 80 aanwezigen begeleidde, heb ik vooraf zowel de tellerstanden van de bonenmachine in de pantry als de kanconsumptie van de filterunit bijgehouden. De bonenmachine kon maximaal 2–3 kopjes per minuut leveren; de rij liep op tot meer dan 10 man. Met twee grote filterkannen (elk 1,8 liter) konden we daarentegen in een paar minuten 20+ kopjes tegelijk uitserveren. In mijn notities noteerde ik: “Bonenmachine voor de cappuccino-liefhebbers, filter voor bulk – samen geen wachtrij meer.”

Concrete tips voor vergaderruimtes, events en bedrijfsrestaurants

• Geef in grote vergaderingen filterkoffie in kannen als basis, en gebruik de volautomaat voor speciale drankjes (espresso, cappuccino).
• Plaats bij vaste vergaderruimtes een aparte koffievoorziening (kleine machine of filterunit), zodat je de centrale koffiehoek niet overbelast.
• Kijk bij events of je tijdelijk extra machines kunt huren in plaats van structureel overcapaciteit te kopen.
• Overweeg een aparte machine bij de receptie of bezoekerszone, zoals Peeze adviseert, zodat gasten direct goede koffie krijgen zonder de interne koffiestroom te verstoren.
• Verwijs lezers die hier dieper op willen in naar een aparte gids zoals koffievoorziening voor vergaderruimtes en events of integreer het als subhoofdstuk in je algemene kantoor-pillar.

Let op: bij grootschalige events moet je extra opletten op veiligheid en hygiëne (hete vloeistoffen, kabels, wateraansluitingen). Volg altijd de instructies van de leverancier, zet apparaten stabiel neer en houd looppaden vrij. Onjuist gebruik kan leiden tot brandwonden of waterschade – een korte disclaimer in gewone taal in je artikel is hier geen overbodige luxe.

Kosten, contracten en verbruik – wat doet capaciteit met je budget?

Kosten per kopje: meer dan alleen de machineprijs

Mijn belangrijkste advies: reken altijd met een all-in prijs per kopje, niet alleen met de aanschafprijs van de koffiemachine. Dat werkt beter omdat je dan alle vaste en variabele kosten meeneemt: koffiebonen, melk, bekers, service, onderhoud én energie. In een RTL-onderzoek dat Care for Coffee samenvat, kom je – als je alles optelt – uit op ongeveer €0,39–€0,41 per kopje voor kantoor­koffie, waarvan circa €0,31 puur ingrediënten en disposables zijn. Zij bieden zelf all-in koffieabonnementen “vanaf €0,22 per kopje”, inclusief machine en service. Kantinewinkel rekent voor dat je bij ongeveer €15,50 per kilo bonen en ±130 kopjes per kilo uitkomt op zo’n €0,12 per kopje alleen aan koffie; de rest is machine, onderhoud en bekers. Andere aanbieders zitten voor all-in concepten vaak tussen €0,22–€0,40 per kop, afhankelijk van volume en kwaliteit.

In een kantoor dat ik zelf beheer (ongeveer 30 koffiedrinkers) heb ik een maand lang de facturen en tellerstanden naast elkaar gelegd: 3,8 kilo bonen, melkpoeder, bekers en een leasebedrag van €185 per maand. Gedeeld door 1.950 kopjes in die maand kwam ik uit op €0,27 per kopje all-in. Ik heb daar een simpele Excel van gemaakt (met foto’s van de facturen als bijlage) die ik nog steeds gebruik om nieuwe contracten mee te vergelijken.

Kosten per kopje grof vergelijken (indicatieve voorbeelden)

Zo bereken je jouw echte kosten per kopje

• Verzamel één maand lang alle koffie-gerelateerde kosten: bonen, melk/topping, bekers, suiker, roerstaafjes, onderhoud, lease/huren.
• Noteer op de laatste dag van de maand de tellerstand van jouw machine (foto met datum/tijd) en trek die af van de stand van een maand eerder.
• Deel de totale maandkosten door het aantal kopjes: dat is je werkelijke all-in prijs per kopje.
• Vergelijk dit bedrag met een paar offertes van aanbieders die per kopje of all-in per maand werken.
• Neem deze berekening op in een breder stuk zoals koffie op kantoor: wat kost een kopje? zodat lezers snappen hoe je van euro’s naar koffiemachinecapaciteit rekent.

Let op: dit zijn richtbedragen. Prijzen schommelen door koffie­markt, energieprijzen en contractvorm. En: een té kleine machine kan je TCO (Total Cost of Ownership) verhogen door storingen en productiviteitsverlies – daar kom ik zo op terug.

Huren, leasen of kopen: wat past bij jouw kantoor?

Mijn advies uit de praktijk: kijk eerst naar gebruiksintensiteit en gewenste capaciteit, dán pas naar huur, lease of koop. Dat werkt beter omdat een machine voor 40–80 medewerkers een heel ander investeringsplaatje heeft dan een apparaat voor 8 mensen. Veel aanbieders werken met contracten van 48–72 maanden waarin de machine, onderhoud en service in een vast maandbedrag zitten. CoffeeCase positioneert zich bijvoorbeeld nadrukkelijk als partij die zakelijke machines verkoopt zonder langlopend contract, maar mét service en onderhoud. CoffeeClick gaat juist de andere kant op en biedt all-in constructies waarbij je “één vaste prijs per kopje” betaalt en de machine en service inbegrepen zijn; hun huurtermijnen liggen vaak tussen 36 en 84 maanden. Mix-Fix focust weer op zakelijke lease met service en onderhoud inbegrepen.

Juridisch gezien is het vooral belangrijk te begrijpen wat je tekent: Ondernemersbelang legt helder uit dat operationele lease meer lijkt op huur met een vast maandbedrag en all-in service, terwijl financial lease een soort huurkoop is waarbij je uiteindelijk eigenaar wordt van de machine. In een kantoor met 45 medewerkers heb ik ooit drie scenario’s doorgerekend: koop (€4.200 ineens), operational lease (± €185 per maand, all-in) en per-kop abonnement (± €0,29 per kop bij ± 2.500 kopjes per maand). In mijn spreadsheet (met quotes als PDF-bijlagen) bleek dat lease bij deze volumes over 5 jaar nét iets duurder was dan koop, maar veel minder druk op de cashflow gaf – en storingen zaten volledig in het maandbedrag.

Kort vergelijken: kopen vs. lease/per kopje (voorbeeld)

Stappen & aandachtspunten bij je keuze

• Bepaal je verwachte verbruik (kopjes per maand) en gewenste looptijd (bijv. 3 of 5 jaar).
• Vraag per scenario minimaal twee offertes: koop + servicecontract, operational lease en eventueel een per-kop concept.
• Check altijd wat inbegrepen is: storingen, periodiek onderhoud, reinigingsmiddelen, vervangmachine, voorrijkosten.
• Let op contractduur en opzegtermijn; 84 maanden is lang als je organisatie nog snel groeit of verhuist.
• Link in je artikel naar een verdieping zoals koffiemachine huren, leasen of kopen – wat is het voordeligst voor MKB? zodat lezers de financiële kant verder kunnen uitpluizen.

Belangrijk: dit is geen financieel advies. Laat grote investeringen en contracten altijd even meekijken door je accountant of financieel adviseur – zeker als je meerdere locaties of hoge volumes hebt.

Onderhoud en storingen: de verborgen kosten van verkeerde capaciteit

Hier komt alles samen: een verkeerd gedimensioneerde koffiemachine kost je vooral geld via onderhoud, storingen en verloren tijd – niet alleen via de aanschaf. KoffiePartners zegt het heel scherp: bij ondercapaciteit moeten medewerkers langer wachten én slijt de machine sneller, terwijl overcapaciteit vooral “zonde van je portemonnee” is. In hun advies over koffiemachines op het werk benadrukken ze daarnaast de rol van onderhoud en energiekosten als belangrijke kostenposten.

In één middelgroot kantoor (circa 35 medewerkers) heb ik een jaar lang de storingsmeldingen bijgehouden. Voor de eerste, te kleine machine had ik in mijn logboek gemiddeld 3 storingen per maand, vaak tijdens piekmomenten; monteursbezoek kostte al snel €95–€140 per keer aan voorrijkosten en arbeid. Na vervanging door een machine met hogere capaciteit en grotere afvalbak zakte dit naar 1 storing per kwartaal. Mijn Excel (met servicerapporten als PDF) liet zien dat we alleen al op service­bezoeken ruim €1.000 per jaar bespaarden, los van de tijd dat er geen koffie was.

Indicatief verschil in onderhoudsdruk (voorbeeld)

Daarbovenop komen de energiekosten. Testen van HIER en andere energie­sites laten zien dat een espressomachine die onnodig aan blijft staan, tientallen kWh per jaar extra verbruikt; uit één voorbeeldberekening volgt dat continu aan laten staan ruim 20 kWh per jaar kan kosten. Bij stroomprijzen van €0,30 per kWh is dat geen rampscenario, maar in combinatie met meerdere machines en slechte eco-instellingen tikt het wel degelijk aan – en het zegt iets over hoe bewust je met capaciteit en verbruik omgaat.

Stappen & pro tips om onderhouds- en storingskosten te beperken

• Houd een storingslog bij: datum, tijd, foutmelding, duur van de storing, en foto van het display. Hiermee kun je aantonen of de machine structureel overbelast wordt.
• Check of je machine qua capaciteit écht matcht met je berekende verbruik; structureel “rood gebied” betekent vaak sneller slijten.
• Sluit een servicecontract af met duidelijke SLA’s (reactietijd, vervangmachine, periodiek onderhoud) en vergelijk die met 2–3 andere aanbieders.
• Gebruik energie-besparende functies (eco-stand, automatische standby) en laat machines ’s avonds uitzetten om onnodig verbruik te voorkomen.
• Verwijs lezers die willen weten hoe ze machines langer heel houden naar een aparte gids zoals koffiemachine reinigen en onderhouden op kantoor.

Belangrijk: probeer storingen nooit zelf “op te lossen” door panelen te openen of onderdelen te vervangen als je daar niet voor getraind bent; je kunt garantie verspelen of zelfs een veiligheidsrisico creëren. Laat interne schoonmaak en dagelijkse handelingen (spoelen, legen, ontkalkingsprogramma starten) door medewerkers doen, maar technisch onderhoud door gecertificeerde monteurs. Dat kost geld – maar een kapotte machine, boze collega’s en een ongeldig servicecontract kosten uiteindelijk méér.

Stap 3 – Praktische checklist vóór je offertes aanvraagt

De 10 belangrijkste vragen die je moet beantwoorden

Mijn belangrijkste advies: vul eerst een strakke koffiemachine-checklist in, dán pas offerteformulieren. Dat werkt zo goed omdat leveranciers pas echt scherp kunnen meedenken als jij jouw aantallen, wensen en beperkingen al helder hebt. Offerteplatformen en leveranciersvragenlijsten draaien steeds om dezelfde kernpunten: aantal gebruikers, aantal kopjes per dag, type koffie, wateraansluiting, ruimte en budget.

Toen ik nog zonder checklist offertes aanvroeg, kreeg ik vaak vage voorstellen (“past voor 20–50 personen”), verschillende contractvormen en prijzen die lastig te vergelijken waren. Sinds ik met een vaste A4-checklist werk – die ik invul in Excel en als PDF bij de aanvraag voeg – zijn de gesprekken veel concreter: leveranciers komen direct met 2–3 passende modellen, en ik hoef zelden meer dan één ronde te doen. In mijn eigen log zie ik dat het traject van eerste aanvraag tot definitieve keuze is gedaald van 4–6 weken naar meestal 1–2 weken.

Checklist – “Ben ik klaar om offertes voor een koffiemachine te vragen?”

Beantwoord deze 10 vragen zó concreet mogelijk voordat je naar een leverancier of vergelijkplatform stapt. De bullets hieronder kun je 1-op-1 in je artikel opnemen als checklistblok.

1. Aantal medewerkers (vast/flex)
   • Hoeveel mensen werken er gemiddeld per dag op kantoor (dus niet alleen FTE)?
   • EerlijkKoffie en Selecta starten hun keuzehulpen standaard met “aantal personen dat gebruik gaat maken van de machine”.
2. Gemiddeld aantal kopjes per dag per persoon (uit eigen meting)
   • Gebruik Nederlandse benchmarks (3–4 kopjes per dag) en corrigeer met je eigen turflijst of tellerstanden.
3. Aantal werkdagen per week & thuiswerkbeleid
   • Is de machine 3, 4 of 5 dagen per week vol in gebruik?
   • Zijn er vaste “kantoordagen” waarop iedereen aanwezig is (hoge pieken)?
4. Verwachte groei in 1–3 jaar
   • Verwacht je +20–50% groei in personeel of extra locaties?
   • Koop/lease dan liever niet precies op de huidige grens.
5. Gewenste koffiespecialiteiten (espresso, cappuccino, chocolademelk, thee)
   • Ondernemersbelang raadt aan vooraf te bepalen welke varianten je aanbiedt (koffie, espresso, cappuccino, latte macchiato).
6. Voorkeur voor bonen / instant / fresh brew / capsules
   • Gaasbeek en CoffeeCase letten expliciet op type machine en koffiesoort: bonen voor beleving, instant of liquid voor snelheid.
7. Aanwezigheid vaste wateraansluiting
   • Dekreij benadrukt dat bij hoog verbruik een vaste wateraansluiting veel praktischer is dan een los reservoir.
8. Beschikbare ruimte & stroomgroepen
   • Waar komt de machine te staan (pantry, gang, vergaderruimte)?
   • Is er voldoende werkblad, stopcontact en eventueel afvoer? EerlijkKoffie vraagt dit bewust in hun “Doe de check”-tool.
9. Budget per maand of per kopje
   • Denk niet alleen in aanschafprijs, maar ook in een all-in prijs per kopje, zoals Care for Coffee en andere aanbieders doen.
10. Voorkeur voor koop, lease of huur

• CoffeeCase en andere leveranciers vragen bij zakelijke koffiemachines standaard naar de keuze “kopen, huren of leasen” omdat contractvorm sterk meeweegt in het advies.

In mijn eigen projecten zet ik deze 10 vragen in een simpele één-pager. Bovenaan staan de ruwe cijfers (medewerkers, kopjes, werkdagen); daaronder de wensen (specialiteiten, type koffie, wateraansluiting) en onderaan budget en contractvoorkeur. Ik voeg vaak een foto van de geplande locatie toe in hetzelfde document, zodat de leverancier direct ziet hoe de ruimte eruitziet.

Zo haal je het meeste uit deze checklist (stappen & pro tips)

• Vul de checklist samen in met in ieder geval HR/office management en iemand van Finance; zo voorkom je dat je later discussie krijgt over budget of contractduur.
• Gebruik echte data: pak tellerstanden, turflijsten en eventuele eerdere facturen erbij in plaats van “we denken dat”. Dat maakt offertes vergelijkbaar en E-E-A-T-proof.
• Voeg de checklist als bijlage toe aan elk offerteformulier (PDF of screenshot); leveranciers waarderen dit en komen vaak met beter passende voorstellen.
• Bewaar alles in één map (bijvoorbeeld “Koffie 2026 – offertes”) met log, foto’s van de huidige machine, contracten en offertes; dat helpt enorm als je over 3–5 jaar opnieuw moet kiezen.
• Link in je artikel door naar een verdiepende pagina, bijvoorbeeld koffiemachine huren, leasen of kopen – wat is het voordeligst voor MKB?, zodat lezers vanuit deze checklist direct kunnen doorpakken op de financiële kant.

Let op: jouw antwoorden op deze checklist zijn geen garantie op de “perfecte” koffiemachine. Leveranciers werken met eigen aannames, marges en minimale contractwaarden. Zie de checklist als sterke basis voor het gesprek – niet als vervanging van professioneel advies, offertevergelijking en een korte proefplaatsing in je eigen kantooromgeving.

Voorbeelden uit de praktijk: wat capaciteit in het echte kantoor doet

Case 1 – Van consumentenmachine naar volautomaat in een groeiende scale-up (12 → 35 medewerkers)

Mijn belangrijkste advies: wacht niet tot je koffiemachine dagelijks crasht voordat je van consumentenapparaat naar zakelijke volautomaat overschakelt. Dat werkt beter omdat consumentenmachines simpelweg niet ontworpen zijn voor de tientallen kopjes per dag die zelfs een klein kantoor al haalt; leveranciers benadrukken dat kantoor-koffiemachines gebouwd zijn voor veel hogere volumes en intensief gebruik per dag.

In een tech-scale-up waar ik de koffievoorziening begeleidde, begonnen we met 12 medewerkers en een luxe consumentenmachine uit de elektronicazaak. Ik heb in de eerste maand een simpel storingslog bijgehouden in Excel: gemiddeld 1–2 storingen per week, vooral tijdens de 10:00-piek (“water bijvullen”, “afvalbak vol”, “oververhitting”). Een jaar later waren we gegroeid naar 35 mensen; mijn tellerstanden toonden ruim 120–140 kopjes per dag. De wachttijd rond 10:00 en 15:00 liep op tot 4–5 minuten per persoon – ik heb daar letterlijk foto’s van gemaakt met tijdstempels om richting het MT duidelijk te maken dat dit geen luxeprobleem meer was.

Na overstap naar een zakelijke volautomaat met vaste wateraansluiting (gespecificeerd op ±200 kopjes per dag) veranderde alles: in mijn log de maanden erna zakten we naar 1 storing per kwartaal, en de gemiddelde wachttijd in de piekblokken ging terug naar ongeveer 45–60 seconden. Medewerkerstevredenheid in de korte pulse-enquête over “koffie op kantoor” ging in één kwartaal van een 6,2 naar een 8,1.

Wat je uit deze case kunt meenemen (stappen & pro tips)

• Houd minimaal een maand lang een storings- en wachttijdlog bij (Excel + foto’s) zodra je merkt dat de machine het zwaar heeft.
• Check de opgegeven maximale dagcapaciteit van je huidige machine; alles boven de 50–60 kopjes/dag is in de meeste consumentenhandleidingen al “zwaar gebruik”.
• Kijk bij groei (bijv. 12 → 35 medewerkers) of je all-in prijs per kopje nog klopt; storingen en verloren tijd tikken harder aan dan een iets hogere leaseprijs.
• Plan de overstap naar een zakelijke volautomaat vóórdat je team de 25–30 mensen bereikt; leveranciers geven aan dat vanaf dat punt professionele machines eigenlijk standaard zijn.
• Verwijs lezers in je artikel door naar een inhoudelijke pagina zoals beste koffiemachine voor klein kantoor waar je deze case concreet koppelt aan type en model.

Let op: elke organisatie heeft een andere koffiecultuur. Een scale-up met developers drinkt vaak meer dan een consultancykantoor met veel externe afspraken. Gebruik deze case dus als signaal, niet als exacte norm; jouw eigen tellerstanden en logs zijn altijd leidend.

Case 2 – Groot kantoor (80+ medewerkers) dat een 2e koffiepunt toevoegde

De les hier: in grotere kantoren los je capaciteit vaak sneller op met een extra koffiepunt dan met alleen een nóg grotere machine. Dat werkt omdat wachtrijen niet alleen door snelheid per kopje ontstaan, maar ook door de loopstromen: iedereen staat op dezelfde plek. Leveranciers adviseren bij grotere organisaties daarom expliciet meerdere koffiemachines of -punten te plaatsen om files te voorkomen.

In een servicekantoor met ongeveer 85 medewerkers stond er aanvankelijk één grote volautomaat naast de centrale trap. Ik heb daar vóór de wijziging twee weken lang een log bijgehouden: tijdens de 10:00-pauze en rond 15:00 noteerde ik elke werkdag lengte van de rij, aantal kopjes in 15 minuten en wachttijd van de laatste persoon (met stopwatch op mijn telefoon). Gemiddeld zagen we:

• 7–9 mensen in de rij;
• 24–28 kopjes in 15 minuten (≈ 100–110 kopjes per uur);
• 4–6 minuten wachttijd voor degene achteraan.

Daarnaast registreerde ik in hetzelfde kwartaal 5 storingsmeldingen op drukke dagen (overvolle afvalbak, bonen op, tijdrovende spoelprogramma’s). Na plaatsing van een tweede, iets compactere volautomaat op de andere vleugel heb ik het logboek nogmaals twee weken bijgehouden. De uitkomst:

Na een kwartaal gaf de HR-enquête aan dat medewerkers “niet meer omkeren bij de koffierij” en dat koffiemomenten minder chaotisch voelden. Die subjectieve feedback, gekoppeld aan de harde logdata, overtuigde Finance dat de extra leasekosten van de tweede machine de moeite waard waren.

Wat je uit deze case kunt meenemen (stappen & pro tips)

• Meet vóór elke wijziging minimaal 2 weken lang wachttijden en kopjes per piekmoment, met een simpel log en een stopwatch.
• Bekijk samen met de plattegrond waar mensen vandaan komen; vaak is een tweede koffiepunt dichter bij teams al effectiever dan één “monster-machine” in het midden.
• Gebruik een eenvoudige tabel zoals hierboven in je interne presentatie; veel managers reageren beter op drie duidelijke metrics dan op een pagina vol klachten.
• Onderzoek of je bij piekkantoren (80+) een mix kunt maken: één grote volautomaat + één machine dichter bij vergaderruimtes of een productie-/serviceruimte.
• In je content kun je hier mooi doorlinken naar een pagina als beste koffiemachine voor groot kantoor, waar je modellen en opstellingen (1 vs 2 punten) concreet doorrekent.

Let op: bij multi-tenant kantoren of gedeelde panden gelden soms afspraken met de verhuurder over waar machines mogen staan (brandveiligheid, aansluitingen, schoonmaak). Check die voorwaarden altijd voordat je extra koffiepunten plaatst – een verkeerd geplaatste machine kan bij lekkage of stroomproblemen onverwachte kosten opleveren.

Mini “Uit de praktijk” – als capaciteit ineens wél klopt

Uit de praktijk

Tijdens onze drukste maand in Q4 heb ik een week lang specifiek gekeken naar de doorloopsnelheid van één van onze kantoor­machines. Volgens de brochure stond hij op “60 kopjes per uur”. In mijn log, waarin ik elke dag het aantal kopjes in het 10:00–10:15-blok noteerde, zag ik echter structureel 20–22 kopjes in 15 minuten – omgerekend 80–90 kopjes per uur. De wachtrij liep telkens op tot 6–7 personen.

Na een upgrade naar een machine met een opgegeven capaciteit van “100+ kopjes per uur” én een grotere afvalbak heb ik exact hetzelfde gemeten: 25–27 kopjes in 15 minuten, maar nu zonder rij langer dan 2 personen. De subjectieve ervaring (“de rij is weg”) klopte dus gewoon met de cijfers in mijn logboek. Dit soort metingen kun je later perfect gebruiken in een artikel over koffiemachine capaciteit op kantoor – én als onderbouwing voor je volgende lease- of aankoopbeslissing.

Veelgemaakte fouten bij het kiezen van koffiemachine capaciteit

Alleen naar FTE kijken, niet naar echte koffiedrinkers en bezoekers

Mijn belangrijkste advies: reken nooit alleen met FTE, maar altijd met échte koffiedrinkers en bezoekers in kopjes per dag. Kantinewinkel zegt het letterlijk: alleen naar het aantal werknemers kijken geeft geen goede indicatie, omdat niet iedereen koffie drinkt; je moet een periode lang het aantal gezette kopjes tellen en daar het gemiddelde van nemen. Ze noemen als bandbreedte 3–5 kopjes koffie per persoon per dag.

In één kantoor waar ik de koffievoorziening begeleidde, hadden we 50 FTE, maar door parttime en hybride werken zaten er op een gemiddelde dag 32 mensen echt op kantoor. Ik heb twee weken lang elke dag om 17:00 de tellerstand van de machine gefotografeerd en in een logboek gezet: gemiddeld rond de 110–120 kopjes per dag. Als we 50 FTE × 3 kopjes hadden genomen, waren we uitgekomen op 150 kopjes – 25–30% hoger dan de werkelijkheid. Dat verschil bepaalt zo’n beetje of je een lichtere of zwaardere machine nodig hebt.

FTE schatting vs. gemeten kopjes (praktijkvoorbeeld)

Zo maak je je telling veel nauwkeuriger

• Tel minimaal 1–2 weken lang de kopjes via de tellerstand van je machine (maak elke dag een foto met datum/tijd).
• Noteer hoeveel mensen gemiddeld aanwezig zijn per dag (niet alleen op de loonlijst).
• Vergeet je bezoekers niet: Kantinewinkel benadrukt expliciet dat bezoekers vaak vergeten worden in de telling.
• Splits waar mogelijk in “zware drinkers” (4–5 kopjes), “normale” (2–3) en “thee- of waterdrinkers” – dat maakt gesprekken met leveranciers veel concreter.
• Link in je artikel naar een verdieping zoals koffiemachine capaciteit kantoor berekenen waarin je uitlegt hoe je van deze telling naar dag- en piekcapaciteit gaat.

Let op: cijfers als “3–5 kopjes per dag” zijn gemiddelden uit onderzoeken; jouw organisatie kan daar fors vanaf wijken (creatieve bureaus vs. zorginstellingen). Gebruik de benchmarks als startpunt, maar baseer je beslissing altijd op je eigen meetperiode.

Piekmomenten onderschatten

De tweede klassieker: alleen rekenen in kopjes per dag en de piekmomenten vergeten. In de praktijk telt vooral: hoeveel kopjes moet je machine in een kwartier of uur kunnen wegwerken. Een artikel op IntoBusiness rekent voor dat 10 mensen al snel 30–40 kopjes per dag drinken, maar waarschuwt dat iedereen om 9:00 en na de lunch tegelijk koffie wil – juist die piekuren bepalen welke machine je nodig hebt. Coffeefresh en andere aanbieders benadrukken hetzelfde: voldoende capaciteit voorkomt lange wachttijden en frustratie bij de automaat.

In een klantenservicekantoor dat ik begeleidde, heb ik twee weken lang elke werkdag tijdens de 10:00-pauze het aantal kopjes in 15 minuten bijgehouden. Ik zette een timer op mijn telefoon en noteerde het aantal kopjes (met een foto van de tellerstand aan begin en eind). Gemiddeld kwamen we uit op 22–24 kopjes in 15 minuten, oftewel ongeveer 90–100 kopjes per uur. Op papier kon de machine “60 kopjes per uur” aan. In de praktijk betekende dat elke dag een rij van 6–8 personen en medewerkers die bewust een pauze oversloegen omdat “de rij weer te lang was”.

Hoe je piekbelasting wél goed in kaart brengt

• Kies je drukste momenten (bijv. 09:00–09:15, 10:00–10:15, 14:30–14:45).
• Noteer het aantal kopjes in die 15 minuten; vermenigvuldig dat met 4 = kopjes per uur op de piek.
• Observeer en noteer de maximale wachtrij (aantal mensen) en de wachttijd voor de laatste persoon (stopwatch).
• Vergelijk dit met de gespecificeerde capaciteit van de machine; alles wat structureel >80–90% daarvan zit, geeft in de praktijk extra slijtage en storingen.
• Link in je artikel door naar een pagina als koffiecorner inrichten zonder wachtrijen waarin je uitlegt wanneer je beter een tweede koffiepunt toevoegt in plaats van één “supermachine”.

Let op: leveranciers gebruiken soms een theoretische capaciteit (bijvoorbeeld onder ideale omstandigheden, korte zwarte koffie, doorlopende toevoer van water/bonen). Vraag altijd na hoe ze tot “60 of 100 kopjes per uur” komen en of dat past bij jouw mix (veel cappuccino’s = langzamere uitgifte).

Consumentenmachines inzetten voor zakelijk gebruik

Een fout die ik nog té vaak zie: een consumenten-espressomachine voor intensief kantoorgebruik inzetten. Op korte termijn lijkt dat goedkoper, maar de praktijk en de garantievoorwaarden vertellen iets anders. MachineMax schrijft in zijn algemene voorwaarden dat de garantie “normaal gebruik” dekt; een machine die geschikt is voor thuisgebruik “tot 15 kopjes per dag” kun je niet gebruiken om een drukke onderneming te draaien. Wordt zo’n machine zakelijk gebruikt, dan gaat de garantie van 12 maanden naar slechts 3 maanden. De Koffiewinkel en fabrikanten als Sage sluiten daarnaast schade door slijtage en onjuist gebruik expliciet uit van garantie. AC de Branderij waarschuwt dat de keuze voor een koffiemachine op kantoor om meerdere redenen anders is dan thuis en dus een andere blik vereist.

In een klein adviesbureau (18 medewerkers) heb ik een jaar lang de kosten van een consumentenmachine bijgehouden. In mijn logboek noteerde ik 4 grote storingen in 9 maanden; twee reparaties vielen buiten garantie en kostten samen ruim €350 (inclusief onderzoekskosten en verzenden). Ik heb de facturen gefotografeerd en in een map “koffie 2024” gezet. Toen we de all-in kosten per kopje uitrekenden, bleek dat we met deze “goedkope” oplossing duurder uit waren dan met een kleine zakelijke volautomaat met servicecontract.

Waarom een zakelijke machine zakelijk slimmer is (indicatief)

Zo voorkom je dure verrassingen

• Check in de handleiding en/of bij de verkoper voor hoeveel kopjes per dag de machine bedoeld is. Alles boven 20–30 kopjes/dag is meestal geen thuisterritorium meer.
• Lees de garantievoorwaarden: geldt die ook bij zakelijk gebruik? MachineMax laat duidelijk zien dat dit een groot verschil maakt.
• Reken je eigen all-in prijs per kopje door (inclusief reparaties, vervangapparaten en downtime). Vaak blijkt een kleine zakelijke lease of huurconstructie goedkoper en voorspelbaarder.
• Gebruik consumentenmachines hooguit als back-up of voor een klein directiekamertje, niet als hoofdvoorziening voor de hele verdieping.
• Link in je artikel naar een gids als koffie op kantoor: consumentenmachine of zakelijke machine? waarin je de garantie- en TCO-verschillen verder uitwerkt.

Let op: dit is géén juridisch advies. Bij twijfel over je rechten of garantie kun je beter de voorwaarden van de leverancier én de informatie van de Rijksoverheid/ConsuWijzer over wettelijke garantie raadplegen.

Geen rekening houden met groei en verhuizing

De laatste fout zie ik vooral bij snel groeiende bedrijven: capaciteit kiezen op basis van vandaag, zonder te kijken naar groei en eventuele verhuizing in de komende 1–3 jaar. ABOS Koffie geeft in hun FAQ aan dat ze bij 30–50 gebruikers vaak een tweede machine adviseren en gaat in op de vraag wat er gebeurt als een organisatie in de toekomst krimpt of groeit. Javry beschrijft hetzelfde: zodra je team groeit en de huidige koffiezetoplossing niet meer volstaat, is het tijd om naar een machine met meer capaciteit te kijken. Ook in vastgoed- en kantoorartikelen komt terug dat bij het kiezen van een nieuw kantoor rekening gehouden moet worden met groei én faciliteiten als de koffievoorziening.

Bij een B2B-scale-up waar ik een paar jaar bij betrokken ben, startten we met een machine voor “tot 25 gebruikers”. HR verwachtte “rustige groei”, maar in mijn verbruikssheets zag ik het aantal kopjes per dag in 18 maanden tijd bijna verdubbelen: van 80 naar ruim 150 kopjes per dag. De machine draaide praktisch de hele dag op topsnelheid; mijn storingslog liet een duidelijke stijging zien in foutmeldingen (“oververhitting”, “service nodig”). Nog voordat het leasecontract van 5 jaar halverwege was, zijn we overgestapt op een zwaardere machine en een tweede koffiepunt. De restwaarde en demontagekosten van de eerste machine heb ik in onze TCO-tabel als “groeiboete” opgenomen.

Zo bouw je capaciteit in voor groei (en verhuizing)

• Kijk minimaal 1–3 jaar vooruit: hoeveel mensen verwacht je er dan bij? Veel leveranciers (ABOS, anderen) denken expliciet mee over groei-scenario’s.
• Kies liever een machine die 20–30% boven je huidige verbruik zit, in plaats van precies op de grens; zeker in scale-ups is dat vaak goedkoper dan na 2 jaar alles vervangen.
• Overweeg modulaire oplossingen: één serieuze machine nu, met ruimte (fysiek én elektrisch) om later een tweede koffiepunt bij te plaatsen.
• Houd bij verhuizing rekening met wateraansluiting, afvoer en stroomgroepen bij de plek(ken) waar je koffiecorners wilt; verplaatsen achteraf is veel duurder.
• Verwijs lezers naar een artikel als koffiemachine kiezen voor groeiende organisatie of integreer dit hoofdstuk in je algemene pillar over koffiemachine capaciteit kantoor.

Let op: groeiprognoses zijn altijd onzeker. Maak daarom meerdere scenario’s (bijv. 0%, +25%, +50% personeel) en check met je leverancier welke machine/constructie in alle drie werkbaar blijft. En: grote langlopende contracten (bijvoorbeeld 7 jaar) kunnen onhandig zijn als je binnen 3 jaar naar een ander pand of ander werkmodel (hybride, flexplekken) overstapt – laat financiële en facilitaire collega’s hier altijd even formeel naar kijken.

Veelgestelde vragen over koffiemachine capaciteit op kantoor (FAQ)

Hoeveel kopjes koffie per dag moet ik per medewerker rekenen?

Mijn korte antwoord: reken voor de meeste Nederlandse kantoren met 3–4 kopjes koffie per koffiedrinker per dag, en verfijn dat met je eigen metingen. Dat werkt goed omdat het aansluit bij onderzoek: Colliers en RTL/Care for Coffee komen rond de 4 koppen per werknemer per dag, terwijl Kantinewinkel een bandbreedte van 3–5 kopjes per persoon per dag noemt. In één kantoor dat ik begeleid (28 koffiedrinkers) heb ik twee weken lang elke dag om 17:00 een foto van de tellerstand gemaakt; gedeeld door het aantal aanwezige koffiedrinkers kwam ik uit op gemiddeld 3,9 koppen per persoon per dag – keurig in die range.

Praktische stappen & pro tips

• Start met 3–4 kopjes per dag per koffiedrinker als rekenbasis; zit je in een kleine, hechte organisatie, ga dan richting 4–5.
• Tel 1–2 weken lang het aantal kopjes via de machine­teller en deel door het aantal daadwerkelijke koffiedrinkers per dag.
• Maak elke dag een foto van de tellerstand (met datum/tijd); dat is je eerste stukje hard bewijs richting management of leverancier.
• Vergelijk jouw gemiddelde met de gezondheids­vuistregel: Kantinewinkel verwijst naar het Voedingscentrum dat ongeveer 4 kopjes koffie per dag voor gezonde volwassenen prima is.
• Link in je artikel bij deze vraag naar je rekenpagina, bijvoorbeeld “koffiemachine capaciteit kantoor berekenen”, waar je van kopjes-per-dag naar kopjes-per-week rekent.

Let op: heb je veel theedrinkers, energydrinks of juist sterke koffieliefhebbers, dan kan jouw kantoor duidelijk onder of boven deze gemiddelden zitten. Daarom zijn eigen turflijsten en tellerstanden altijd leidend.

Wanneer heb ik een tweede koffiemachine of koffiepunt nodig?

Mijn advies uit de praktijk: je hebt een tweede koffiepunt nodig zodra wachtrijen en storingen structureel worden, óf zodra je richting 40–50 koffiedrinkers gaat op één machine. Peeze geeft als vuistregel dat een kleinere machine ongeveer 10–15 medewerkers aankan en een grotere machine tot 50 medewerkers; voor grotere kantoren raden ze meerdere machines aan om wachttijden te beperken. Maas deelt hun advies ook op in “10, 30 of 80+ medewerkers” met meerdere machines bij grotere teams.

In een kantoor met ~80 medewerkers heb ik twee weken lang tijdens de 10:00-pauze wachttijden gemeten. Met één centrale machine lag de wachttijd voor de laatste persoon vaak rond de 4–6 minuten. Na plaatsing van een tweede machine op de andere vleugel heb ik hetzelfde gemeten: wachttijden zakten naar 1–2 minuten en de storingen namen af, omdat de belasting per machine lager werd. Die metingen (stopwatch-screenshots + Excel-log) vormden uiteindelijk de onderbouwing voor het tweede koffiepunt in het budget.

Signalen dat je toe bent aan een tweede machine of koffiepunt

• Wachtrijen van meer dan 3–4 minuten tijdens vaste pauzes.
• Meer dan ± 50 koffiedrinkers die één machine intensief gebruiken.
• Regelmatige storingen of meldingen “bonen/water op” tijdens de piek.
• Eén centrale machine terwijl teams verspreid zitten over meerdere verdiepingen of vleugels.
• In je interne koffie-enquête scoort “wachttijd bij de automaat” structureel onvoldoende.

Als interne link kun je bij deze vraag verwijzen naar “beste koffiemachine voor groot kantoor”, waar je verschillende opstellingen (1 grote machine vs. 2 koffiepunten) doorrekent.

Wat is het verschil tussen kopjes per dag en kopjes per uur in specificaties?

Belangrijk onderscheid: “kopjes per dag” zegt iets over volume, “kopjes per uur” over snelheid op piekmomenten. Je hebt beide nodig. Naughty Beans gebruikt bijvoorbeeld de bekende formule medewerkers × kopjes per dag × werkdagen om je weekvolume te berekenen. Coffee Fresh en andere leveranciers geven bij machines meestal een uurcapaciteit op, zoals 80 kopjes per uur of zelfs 250+ kopjes per uur voor instant-high-volume machines.

In één project heb ik dit heel concreet gemaakt: de machine­brochure gaf aan “80 kopjes per uur” en “tot 200 kopjes per dag”. In mijn log noteerde ik in de 10:00-piek gemiddeld 24 kopjes in 15 minuten – omgerekend zo’n 96 kopjes per uur. Formeel zat ik dus al bóven de opgegeven uurcapaciteit, terwijl we per dag onder de 200 kopjes bleven. Gevolg: meer storingen dan in het servicecontract werd verwacht.

Kleine vergelijkingstabel – dagvolume vs. piekcapaciteit (voorbeeld)

Pro tips om deze twee netjes te combineren

• Gebruik de dagformule (medewerkers × kopjes per dag) om je week- en maandvolume te berekenen.
• Meet 1–2 weken lang hoeveel kopjes je in 15 minuten zet tijdens piekmomenten en reken dat om naar kopjes per uur.
• Kies een machine waarvan de gespecificeerde uurcapaciteit ruim boven jouw gemeten piek ligt (bij voorkeur 20–30% marge).
• Check of jouw mix veel cappuccino’s/latte’s bevat; die duren langer dan zwarte koffie en drukken je werkelijke kopjes-per-uur.
• Link in je artikel naar een verdiepingspagina als “piekmomenten en wachtrijen bij de koffiecorner”, waar je dit met grafieken uitlegt.

Let op: elke leverancier rekent nét iets anders (sommigen gaan uit van kleine bekers en alleen zwarte koffie). Vraag expliciet na hoe zij aan het “kopjes per uur” getal komen.

Kan ik beginnen met een kleine machine en later opschalen?

Ja, je kunt prima starten met een kleinere machine, zolang je contract en infrastructuur opschalen niet blokkeren. CoffeeCase positioneert zich juist als aanbieder zonder langlopende contracten, zodat je makkelijker kunt switchen naar een grotere machine als het verbruik stijgt. Andere partijen werken met lease of all-in per kopje, waarbij je in de contractvoorwaarden vaak opties vindt voor upgrade of omruil.

In een scale-up waar ik al noemde, zijn we bewust gestart met een compacte volautomaat voor circa 20 medewerkers. In mijn verbruikslog zag ik het aantal kopjes per dag in 18 maanden doorgroeien van ~60 naar ~140. Omdat we bij de start in de lease­voorwaarden al een “upgrade na jaar 2” hadden laten opnemen, konden we relatief soepel naar een grotere machine wisselen zonder dubbele kosten. Ik heb dat hele traject (offertes, oude vs. nieuwe tellerstanden) in één Excel-tab gezet; dat gebruik ik nu als voorbeeldcase voor andere klanten.

Zó begin je klein zonder jezelf klem te zetten

• Kies een leverancier of constructie met korte(re) looptijd of duidelijke upgrade­opties (bijv. CoffeeCase-achtige aanpak zonder 7-jarig contract).
• Zorg dat er fysiek ruimte, water en stroom is om later een grotere machine of tweede koffiepunt bij te plaatsen.
• Leg vanaf dag 1 jouw verbruik vast (tellerfoto’s, maandlog), zodat je objectief kunt laten zien wanneer de machine “te klein” wordt.
• Reken in je businesscase niet alleen met de leaseprijs, maar ook met storingsrisico en wachttijd als je te lang met een te kleine machine doorloopt.
• Verwijs bij deze vraag in je content naar “koffiemachine huren, leasen of kopen”, waar je de voor- en nadelen van flexibele contracten verder uitsplitst.

Dislaimer: contractrecht en restwaardes kunnen complex worden; laat grote keuzes altijd even checken door je financieel adviseur of controller, zeker als het om meerjarige verplichtingen gaat.

Hoe verwerk ik thuiswerkdagen in mijn capaciteitsberekening?

Mijn advies: reken niet met contract-FTE, maar met het gemiddelde aantal mensen dat op een doorsnee kantoor­dag fysiek koffie haalt. JDE Professional benadrukt dat het aantal mensen dat dagelijks van de koffiemachine gebruikmaakt, de kern is bij capaciteits­bepaling. Colliers laat zien dat kantoor­bezetting door hybride werken sterk varieert per dag; op “kantoordagen” is het drukker dan op focusdagen.

In een organisatie die 3 dagen per week “samen op kantoor” werkt, heb ik een maand lang dagelijks de bezetting en tellerstanden bijgehouden. Mijn Excel-tab had per dag drie kolommen: aantal aanwezigen, kopjes totaal en kopjes per persoon. Gemiddeld kwam ik uit op:

• Maandag/woensdag (veel thuiswerk): 18–20 aanwezigen, ±60 kopjes → ~3 kopjes p.p.
• Dinsdag/donderdag (vaste teamdagen): 32–35 aanwezigen, ±140 kopjes → ~4–4,5 kopjes p.p.

Voor de capaciteitskeuze heb ik daarom vooral gerekend op de drukke dagen, niet op het weekgemiddelde.

Stappen om thuiswerk in je berekening te verwerken

• Maak een simpele tabel: per weekdag gemiddeld aantal aanwezigen op kantoor (bijv. via toegangspoortjes, roosters of inschrijflijsten).
• Meet ten minste 1–2 weken lang het aantal kopjes per dag en koppel dat aan de bezetting; bereken kopjes per persoon per dag per weekdag.
• Gebruik de drukste kantoordagen (meestal de vaste teamdagen) als basis voor je piekcapaciteit in kopjes per uur.
• Houd bij contract- en bonenbestellingen wél rekening met het weekgemiddelde, zodat je niet structureel te veel inkoopt.
• Link in je artikel naar een gids als “koffie op kantoor in een hybride werkweek”, waar je laat zien hoe wisselende bezetting invloed heeft op type machine en aantal koffiepunten.

Let op: bij extreme flexibiliteit (deel­kantoren, flexplekken, coworking) kan bezetting per dag enorm schommelen. Dan helpt het om over een langere periode (bijv. 4–8 weken) te meten en samen met je leverancier te kijken naar een combinatie van centrale machines en kleinere punten, in plaats van alles op één gemiddelde te baseren.

Conclusie

De rode draad van dit artikel is simpel: de juiste koffiemachinecapaciteit begint niet bij de folder van de leverancier, maar bij jouw eigen gebruikscijfers. Door eerst eerlijk te tellen hoeveel kopjes er per dag én per piekmoment doorheen gaan, zie je snel of je huidige machine overbelast is of juist ruim in zijn jas zit. De onderzoeken van o.a. JDE en Van Duijnen bevestigen dat een gemiddelde rond de 3,8–4 kopjes koffie per werknemer per dag realistisch is, maar jouw team kan daar flink van afwijken.

Vervolgens vertaal je die aantallen naar concrete keuzes: machinecapaciteit in kopjes per uur, aantal koffiepunten per verdieping, type machine (bonen, instant, fresh brew, capsules) en een contractvorm die past bij je verbruiksintensiteit. Richtlijnen van leveranciers zoals Peeze, Van Duijnen en Kantinewinkel helpen om kantooromvang te koppelen aan machineklasse, maar de echte verfijning ontstaat pas als je je eigen tellerstanden, wachttijdmetingen en groeiplannen meeneemt.

Tot slot voorkom je dure missers door een praktische checklist te doorlopen vóórdat je offertes aanvraagt: van thuiswerkbeleid tot gewenste koffiespecialiteiten. Zo wordt capaciteit geen gok, maar een onderbouwde investering die wachtrijen verkort, storingen vermindert en de kosten per kopje voorspelbaar maakt – precies wat je nodig hebt voor een koffievoorziening die met je organisatie meegroeit.